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年末が近付くにつれ、忘年会の話題が飛び交いますね。

ところが今年は幹事を任されてる!

なんて人もいるかもしれません。

 

しかし、初めて忘年会などの幹事をする場合

何をどうやって進めていけばいいのかわかりませんよね?

 

先輩社員が教えてくれればいいのですが、丸投げされた場合はもう大変です!

仕事をしながら片手間で忘年会の準備を進めていくのも慣れていればいいのですが、

初めて幹事をする場合は慌ててしまいます。

 

今回は、忘年会で初めて幹事を任された場合の準備の進め方から

忘年会当日の幹事の動き方をまとめてみました。

今年幹事を任された人の参考になれば幸いです。

※一般的な忘年会の事例として捉えていただければと思います。

 

忘年会の幹事を初めて任された!何から進めればいいのかわからない!

「今年の忘年会の幹事は任せたからなッ」

 

突然そんな無茶ブリをされたら、頭の中真っ白であわててしまいますよね?

しかし、忘年会の幹事などは誰もが通る道かもしれません。

 

ここでそつなくこなせば、上司や先輩の評価も上がるかもしれませんので、

しっかりこなしていきましょう。

 

「チャンスが来たッ!」

 

そう前向きに捉えて、しっかり準備をしていけば誰でもやれますので心配なく!

早速流れを確認していきましょう。

 

忘年会の幹事の役割とは?

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まずは、幹事の役割をしっかり把握しましょう。

ここがわかっていないと準備も進みませんし

失敗することにもなりかねませんので。

 

まず、幹事行うべきことは

  1. 参加者の確認
  2. お店の予約
  3. 当日の会費集めとお店への支払い
  4. 司会進行と挨拶の依頼
  5. 忘れ物の確認
  6. タクシーの手配

大まかにいうとこんな感じですね。

 

やること多い・・・

 

そう思うかもしれませんが、実際にはしっかり準備ができていれば

そんなに難しいことでもないんです。

 

一次会も大体2時間前後でおわりますので、

その中でやれること自体も限られてきます。

 

また忘年会前に準備することと、

忘年会当日に行うことと別れていますので、

一気に全部やるわけでもないので一つずつ

こなしていけば大丈夫です。

 

ポイントさえ押さえていれば難しくないので、

頑張って頭に入れていきましょう!

 

幹事が最初に行う仕事は参加者の確認

なんといっても最初に行うのは参加者の確認ですね。

これがわからないとお店の予約もできませんので。

 

人数にもよりますが、比較的少人数(10名前後)で行う場合は

直接一人ずつに確認をとってもいいかもしれませんが、

不安な場合は案内状などを作成して配るといいですね。

 

「言った・言ってない、聞いた・聞いてない」といった

水掛け論にならないためにもそうした方が間違いはないです。

人数が多い場合は、必ず案内状を配布するようにしましょう。

 

私が最近経験した場合ですと、比較的若く同世代が多い場合に

案内状という形ではなく、グループLINEで連絡を受けました。

 

最近はスマホもほとんど持っていますし、LINEを入れている人も多いので

連絡関係はLINEでまわってくるんです。

 

しかし、これも状況によっては失礼に当たる場合もあります。

どちらか迷うような状況であれば、案内状を作るようにした方が無難です。

 

 

お店の予約はいつ行えばいいの?

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次にお店の予約をする必要があります。

お店の予約で注意することがありますが、

それは予約のタイミングです。

 

忘年会シーズンともなると、お店は予約で一杯になります。

特に12月の週末はすべて埋まっているといってもいいくらいです。

 

10月中か遅くても11月の頭には予約を

入れておかないといけないですね。

ですので、参加者の確認も早めに行っておく必要があります。

 

もしくは、先にお店を押さえておくということもできます。

大方の参加人数がわかっていて、毎年会費も決まっているのならば、

先にお店を予約します。

 

その後、2~3人の変更が出た場合に

お店に前もって連絡をしておけば大丈夫です。

 

忘年会の幹事を任せられたなら、勝負は

【参加人数の把握とお店の予約】です。

これさえできれば、後はどうにでもなるもんです。

ここまでを確実に・早急に準備しておきましょう。

 

忘年会に欠かせない挨拶!誰に頼めばいいの?

忘年会に限らず、飲み会と言えば挨拶がつきものですね。

大体3回の挨拶があります。

『始め・乾杯・締め』

ですね。

基本的にはこの3回だけです。

 

そして、誰が乾杯の挨拶をして、誰が締めの挨拶をするのでしょうか?

一般的にはその飲み会の席で一番立場が上の人に最初に挨拶

していただきます。

そして、2番目に立場が上の人に乾杯の挨拶を。

最後に3番目に立場が上の人に占めの挨拶をしていただきます。

 

ただ、場合によってはこの限りではないこともあります。

迷った時は、先輩や上司に相談するようにしましょう。

 

こういった部分は、非常に気を使わなければいけないところです。

事前に確認しておいて、忘年会の前に直接挨拶を

お願いしておくのもいいですね。

 

挨拶が得意な人もいれば、苦手な人もいるものです。

前もってお願いしておくことで、挨拶を考える時間を

作っておくことも気配りの一つですね。

 

忘年会当日の進め方は?

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ここまでは忘年会までに準備しておくことについて見てきましたが、

ここからは忘年会当日の進め方などについて見ていきましょう。

 

ここで重要なのは、始まりと終わりです。

 

ここを押さえておけば、そつなくこなすことが出来ますので、

しっかりポイントを押さえておきましょう!

 

参加者リストを事前に準備!出欠確認と会費を確認しよう!

予約していたお店には、誰よりも早く到着するようにしましょう。

なぜかというと、

  1. 出席者が予定通り来ているか?
  2. 会費を集めて過不足がないか?

を確認するためです。

 

幹事を経験したことがある人の、『あるある』だと思うのですが、

予定の人数と合わず、お店側に迷惑を掛けたり、

集めた会費が不足して自腹をきったりすることが稀にあります。

私も何度か経験したことがありますね。

そうならないためにも、最初の出席者確認会費の確認はしっかり行っていきましょう。

 

また、事前に参加者の名前を記載した参加者リストを持参していくと管理が楽です。

お店に到着した順番にチェックを入れ会費を徴収します。

 

出来れば、千円札と小銭(¥100と¥500)を準備しておくと

お釣りをスムーズに渡せます。

余裕があるなら、お釣りのお金まで準備しておくと

バタつきませんし、お金の計算もすごく楽です。

 

ここまでやればチェック漏れやお金の計算ミスを防ぐことが出来ますので、

その後の忘年会も楽しみながら参加できますよ!

 

先ずは乾杯の為の飲み物を準備させる!

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忘年会の流れとしては、

  1. 始まりの挨拶
  2. 乾杯
  3. 締めの挨拶

ざっとこんな感じです。

 

しかし、始まりの挨拶と乾杯は続けて行うので

最初に準備すべきは、乾杯のための飲み物です。

 

ここで間が空いてしまうと、なんとも流れの悪い

始まり方になってしまうので、まずは飲み物を準備させましょう。

 

最初の挨拶は乾杯も兼ねて行うこともある?

忘年会の挨拶は基本的に『始め・乾杯・締め』の3回と

お伝えしましたが、挨拶が2回の場合もあります。

最初の始めの挨拶と乾杯の音頭を一緒に行うパターンです。

 

挨拶をお願いする人が極端に少ない場合や、少人数での忘年会の場合に

挨拶と乾杯を兼ねてお願いする時があります。

少人数でこじんまりと行う忘年会などではよくあることですね。

 

最後の締めの挨拶のタイミングは?

一次会は大体2時間前後というのが平均的ではないでしょか?

もしくは、お店の飲み放題などのシステム的に、

90分だったり2時間だったりします。

 

その終わりの時間の10分ほど前から、締めの準備を始めましょう。

席を離れている人もいますので、一度全員揃うまで待ちます。

 

そして全員が揃ったところで、全員に声をかけて注目させます。

注目が集まったところで、

「そろそろ終わりの時間なので、〇〇さんに締めのご挨拶を頂戴いたします」

という感じで挨拶をする場面を作っていきます。

 

締めの挨拶が終わったところで一次会はお開きとなるわけですが、

最後にもう一仕事あるわけです。

 

皆が席を離れる前に、二次会の案内をします。

そして二次会へ参加する人数を確認しましょう。

それが終わったら一旦お店を出てもらいますが、

よく忘れ物をする人がいます。

 

テーブルの下や、部屋の隅にバックやケータイ。財布などが落ちていないか

最終的に確認しておきましょう。

 

上着は忘れなくてもマフラーを忘れる人もいます。

雨が降っていて、出る時に雨が止んでいたなら

傘を忘れる人もいます。

 

「〇〇がないッ!?」と二次会会場で騒がれると

周りの人も思いっきり楽しめなくなりますので、

最終確認は必須です。

必ず行うようにしましょう。

 

まとめ

 

忘年会の幹事を任されたならば、ポイントをしっかり押さえるようにしましょう。

  • 出欠の確認(必要であれば案内状を作って配る)
  • お店の予約は必ず早めにする(10月終わりか遅くても11月初旬)
  • 挨拶を事前にお願いしておく(始め・乾杯・締め)
  • 当日は早めに会場入りし、出席者のリストを持っていく
  • 出欠の確認と会費の徴収を確実に行う
  • 乾杯の飲み物を頼んでから始めの挨拶へ移る
  • 締めの挨拶は終了10分前くらいから
  • 二次会への参加者の人数確認をする
  • 忘れ物がないか必ず確認してからお店を出る

ちょっと多いように感じるかもしれませんが、

実際やってみるとそうでもありません。

タイミングがそれぞれ違うので、意外にあっさり終わったりします。

 

これらのポイントをしっかり押さえてそつなく幹事をこなし、

気持ちよく年末を迎えるようにしましょう。

 

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